Privacybeleid


Als Kindervakantiewerk wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van onze deelnemers worden opgenomen in het beveiligde ledenadministratiesysteem waar wij gebruik van maken via het bedrijf Compo Ticketing, dat verantwoordelijk is voor onze ticketverkoop. Alle deelnemers geven deze gegevens zelf ieder jaar in door zich in te schrijven voor Kindervakantiewerk Margraten.
We gaan uiteraard met de grootste zorgvuldigheid om met uw gegevens. Middels dit privacybeleid willen we u inzicht geven in onze omgangsregeling met uw persoonlijke gegevens. Ons privacy statement is niet van toepassing op de websites van derden die d.m.v. links met onze website zijn verbonden. Wij aanvaren geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de wijze waarop deze derden omgaan met persoonsgegevens. Daarom adviseren wij u om altijd op de hoogte te zijn van het privacybeleid op deze website.

 

Lidmaatschapsregistratie

Ieder jaar houden we opnieuw inschrijvingen. Degenen die aan dat jaar willen deelnemen, schrijven zich in via www.kvwmargraten.nl. Deze gegevens (naam, adres, geboortedatum, contactgegevens en medische gegevens) worden automatisch opgeslagen in het systeem van Compo Ticketing. Slechts één van onze bestuursleden heeft hier toegang tot. Vlak voordat Kindervakantiewerk begint, wordt deze lijst gedownload. Een versie wordt bewaard in een met wachtwoord beveiligde Dropbox, een hard copy wordt offline bewaard. Zo hebben we altijd toegang tot de gegevens. Na Kindervakantiewerk wordt de offline kopie vernietigd. De gegevens blijven beschikbaar in het ledenadministratiesysteem en de Dropbox.

 

Gebruik van gegevens

We gaan uiteraard met zorg om met alle gegevens. Deze zullen onder geen beding aan derden worden verstrekt. Er zijn verschillende situaties waarbij we de gegevens zullen gebruiken:

  • Tijdens het uitstapje gebruiken we de lijst om vast te stellen welke ouders rijden en of deze aanwezig zijn.
  • Tijdens de overnachting gebruiken we de lijst om de tenten in te delen en in te schatten hoeveel ontbijt we voor de kinderen nodig hebben.
  • Tijdens de evaluaties houden we de lijst bij de hand om te kunnen controleren welke kinderen medische problemen hebben waar de leiding eventueel rekening mee moet houden en om eventuele problemen met kinderen bij te houden.
  • Ieder kind krijgt tijdens Kindervakantiewerk een naamkaartje. Hierop staan naam, geboortedatum, adres en contactgegevens. Dit wordt hoofdzakelijk gebruikt om de ouders sneller te kunnen contacteren, mocht dit nodig zijn.
  • Ieder jaar, als de nieuwe inschrijvingen zijn begonnen, zullen we de deelnemers van vorige jaren hierover via mail contacteren en informeren.

 

Financiële gegevens

De deelnemers schrijven zich in via onze website en betalen met iDeal. Deze bedragen worden eerst overgemaakt naar een rekening van Compo Ticketing. Iedere week ontvangt onze penningmeester een factuur via mail en het betaalde bedrag via de rekening van KVW Margraten. Financiële gegevens ontvangen wij nooit en kunnen wij dus ook niet inzien.

 

Beeldmateriaal

Bij inschrijving vragen wij ouder(s) en/of verzorger(s) om toestemming voor het plaatsen van foto’s en video’s van leden op onze Facebookpagina, website en lokale bladen. We zullen onze leden hier nooit bij naam noemen.

Communicatie

Het privacybeleid van Kindervakantiewerk Margraten is terug te vinden via www.kvwmargraten.nl en op te vragen via info@kvwmargraten.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek worden de betrokken deelnemers direct geïnformeerd over wat met hun gegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Kindervakantiewerk Margraten binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via info@kvwmargraten.nl.